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关于林业科技项目档案管理

来源:中国杨凌农交所时间:2017/3/14 9:55:17打印收藏

原标题:林业科技项目档案管理

林业科技档案是在项目的实施过程中产生的资料。项目档案是项目实施过程中各项工作的真实记录,是国家和本省重要的林业科技信息资源,应按照集中统一管理的原则做好项目档案工作,确保项目档案的真实、完整、准确、安全和有效利用。为了有效保护和利用国家科技信息资源,要做好林业科技项目档案的管理工作。

一、现状及问题

近几年建瓯林业技术推广中心先后承担了大量的林业科技研究和推广项目。总的来说在项目推广和研究方面取得了很大成绩,项目运行正常、科技项目档案相对正常,科技项目示范作用彰显。但有些还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来主要存在以下问题:

(一)重业务轻档案,档案意识薄弱。

有些林业科技人员对不够重视档案工作,林业科技部门多少都存在着重业务轻档案记录的现象,没有把林业科技档案工作看作是林业项目建设中不可缺少的基础性工作,没有把收集林业科技档案作为自己的重要职责,而看作可有可无,说起来重要,忙起来不要。没有意识到林业科技档案是项目验收的重要组成部分,是项目管理的重要内容,是项目验收、项目监测、效益评价的重要依据,常常是到了要检查验收时临时报佛脚,加班加点东拼西凑闭门造车,使档案的真实性准确性完整性大打折扣。

(二)保障不足。

有的无人分管或只分工不真管,没有导保障;有的不给足够的设备经费、业务经费,没有经费保障;有的不按规定设机构、给编制、定职能、配人员,没有行政保障等等。林业科技项目档案管理员大多是兼职的、没有专职管理员、单位没有给予培训学习的经费和机会,档案员没有更新知识的机会,直接影响到科技档案的收集、归档从而影响到林业科技项目档案的形成的质量。

(三)档案收管用不到位。

档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套,没有适应新情况新变化而加以创新,因而还不到位,不能有效地把档案收全、管好、用活,有些科技人员觉得自己做的项目就是自己的不愿意将档案材料交给档案人员,给档案人员收集材料造成难度,从而使档案材料不齐全(四)人员素质不高。主要是现在档案内容大大丰富了,载体形态和管理、利用手段大大改变了,档案工作覆盖的域和档案工作发挥作用的域大大延伸了,但档案人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变,人员素质没有得到相应的提高,因而影响档案工作的有效开展和有效服务。

二、探讨与建议

(一)广泛宣传档案法,提案意识。

认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、林业部颁发《林业科技学术档案管理办法(试行)》《福建省中央财政林业科技推广示范资金项目档案管理办法(试行)》等相关的法律法规,加大宣传力度,档案员要不断地给林业科技人员指导林业科技项目档案的收集等工作,经常上些培训班,进行林业科技项目档案业务指导,增林业科技人员对项目档案的重要性的认识。

(二)完善归档制度。

完善归档制度,做到应归尽归,应收尽收。建立健全文件材料归档制度,及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,报同级档案行政管理部门审核后实施。凡是应归档的文件材料,要向本单位档案室移交,任何部门和个人不得据为己有或拒归档,档案员要根据这一条,理直气壮地向任何部门和个人收集应归档的各类文件材料。

(三)责任落实到人、稳定管理队伍。

要加档案管理工作的导,配备有一定专业知识的档案管理人员,保持档案管理人员的相对稳定,现在档案内容大大丰富了,载体形态和管理、利用手段大大改变了,要配备些经费给档案管理员加继续教育,更新知识,适应新时期的要求。明确责任,责任到人,将林业科技项目档案管理工作纳入岗位责任制进行年终考核。

(四)建设与建档同步,确保档案完整。

要将林业科技项目档案的收集工作贯穿于项目的整个实施过程,落实到各个步骤各个环节、同步实施、同步收集,以确保档案材料的准确性、完整性和真实性。

(五)健全档案内容、提高案卷质量。

归档的文件资料,包括审批文件、申报书、委托书、实施方案、协议书、项目合同;调查、分析、测试、观测和各种载体的重要原始记录和数据;论文清单、推广使用证明材料、验收证书、专利证书、奖励、经费收支结算等。项目档案必须是原件和定稿,其载体与记录材料具有耐久性,字迹工整、图样清晰,签署手续完备,不得用铅笔、圆珠笔书写或复写纸复写。组卷遵循科技文件材料的形成规律进行组卷,保持案卷内科技文件材料之间的有机联系,便于保管和利用,排列顺序按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

(六)加档案利用工作。

在建立健全确保档案安全保密的档案安全体系的同时,科学整合档案信息资源大力开发档案价值,更好地提供利用。

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